Çalışanların, iş süreçlerini hızlandırmak veya karşılaşılan sorunları çözmek amacıyla kuralları esnetmesi, uzun vadede şirket kültürüne zarar verebilir. Bireyler, iyi niyetle şirket prosedürlerini esnetme eğiliminde olabilirler. Bir proje sürecini hızlandırmak, bir sorunu çözmek veya bir fırsatı değerlendirmek için yapılan bu tür davranışlar, başlangıçta zararsız gibi görünse de uzun vadede şirket kültürü ve düzeni üzerinde olumsuz etkiler yaratabilir. Küçük bir sapma, kuralların önemini zayıflatabilir ve diğer çalışanlar için yanlış bir örnek oluşturabilir.
Bu yazıda, kural ihlallerinin etkileri ve önemi açıklanmaktadır.
Kurallar Neden Esnetilmemeli – Policy Bending Nedir?
Kural Esnetme (Policy Bending), çalışanların şirket politikalarını veya prosedürlerini tamamen ihlal etmeden, kendi çıkarımlarına göre değiştirmesi veya duruma uygun şekilde yorumlamasıdır. Bu davranış genellikle iyi niyetli bir amaç taşır ancak uzun vadede şirketin kurallarının bağlayıcılığını ve güvenilirliğini zayıflatabilir.
Bir çalışan, kuralların amacına uygun olduğunu düşünerek, belirli bir durumda esnek uygulanması gerektiğini düşünebilir. Örneğin:
- Bir projeyi hızlandırmak için prosedürleri kısaltmak
- Onay beklemeden belirli bir işlemi tamamlamak
- Bir müşteri talebini hemen karşılamak için standart süreçlerin dışında bir işlem gerçekleştirmek
Bu tür davranışlar, işleri hızlandırmak veya engelleri aşmak için yapılır ve genellikle çalışanın niyeti şirkete katkıda bulunmaktır.
Karşılaşılan her sorun, konu ile ilgili birimlerle, yönetici ve ekip arkadaşlarıyla paylaşılarak, iş süreçlerinin aksayan yönleri kademeli olarak iyileştirmeye tabi tutulur. Kısa vadede bir çözüm yöntemi olarak görünen keyfi uygulamalar yerine, paydaşlar arasında değerlendirilen, üzerine düşünülmüş ve tüm riskleri minimize edebilmek adına aşamalı olarak hayata geçirilmesi planlanmış yeni iş süreçleri, kurum kültürüne kazandırılır.
Oluşturacağı Riskler
Adaletin ve Şeffaflığın Kaybı
Bazı çalışanların kuralları sıkı bir şekilde takip etmesi, bazılarının ise esnetmesi, ekip içinde adalet duygusunun zedelenmesine yol açabilir. Bu durum, iş arkadaşları arasında güven ve motivasyon kaybına neden olabilir.
Kültürel Erozyon
Kural esnetme, uzun vadede şirketin kurallara dayalı kültürünü zayıflatabilir. Eğer bu durum yaygınlaşırsa, kuralların bağlayıcı olmadığı algısı oluşur.
Standartların ve Süreçlerin Zedelenmesi
Kuralların sürekli esnetilmesi, iş süreçlerinde tutarsızlıklara ve kalite kaybına neden olabilir. Şirketin işleyiş standartları zarar görebilir. Örneğin, bir ürünün kalite kontrol süreci atlanırsa, müşteriye kusurlu ürün ulaşabilir ve bu da marka itibarını zedeleyebilir.
Yönetim Otoritesinin Zayıflaması
Çalışanlar, kuralların esnetilebilir olduğunu düşündüğünde, yönetim otoritesi sorgulanabilir hale gelir. Bu, organizasyonel hiyerarşi ve liderlik üzerinde olumsuz bir etki yaratır.
Örnek Senaryo
Bir çalışan, şirketin belirli bir iş ortaklığı için önceden onay alınmasını gerektiren kuralını, süreci hızlandırmak adına esnetir ve iş ortağıyla doğrudan sözleşme imzalar. Ancak, bu süreçte yeterli yasal inceleme yapılmadığı için sözleşmede şirketin aleyhine maddeler yer alır ve ileride ciddi sorunlar doğar.
Bir çalışan, şirketin onaylanmış cihazları dışında, evindeki eski bir dizüstü bilgisayarı şirket dosyalarına erişmek için kullanır. Bu bilgisayarda işletim sistemi güncel değildir ve güvenlik açıkları bulunmaktadır. Sonuç olarak, bir saldırgan bu güvenlik açıklarını kullanarak şirket ağına sızar ve hassas verilere erişir.
Kurallar Neden Saptırılmamalı – Policy Drift Nedir?
Kural Saptırma (Policy Drift), çalışanların farkında olmadan ya da iyi niyetle, şirketin politikalarından sapma davranışı göstermesidir. Bu durum genellikle bireysel bir çözüm arayışında ortaya çıkar ancak sonuçları kurumsal düzeyde büyük etkilere yol açabilir.
Çalışan, mevcut kuralların pratik olmadığını veya işleri yavaşlattığını düşünerek kendi çözümünü üretmek isteyebilir. Örneğin, Bilgi İşlem Birimi’nden onay almadan dışarıdan bir cihaz getirmek, hızlıca bir yazılım yüklemek veya izin alınmadan farklı bir araç kullanmak gibi davranışlarda bulunabilir. Bu bireysel hareketin amacı, işleri hızlandırmak veya kolaylaştırmak olsa da uzun vadede şirket kültürü üzerinde olumsuz etkiler yaratabilir.
Oluşturacağı Riskler
Standartların Bozulması
Bir çalışanın kuralları esnetmesi, diğer çalışanlar arasında “Ben de bunu yapabilirim” veya “Kuralların esnetilmesinde bir sakınca yok“ şeklinde bir algı yaratabilir. Eğer bu durum yaygınlaşırsa, kuralların uygulanabilirliği sorgulanır hale gelir ve şirketin politikaları etkisiz kalır.
Yanlış Örnek Teşkil Etme
Özellikle lider veya deneyimli çalışanların bu tür davranışlar sergilemesi, diğer çalışanların da benzer şekilde hareket etmesine neden olabilir. Bu durum, “Kuralı çiğnemekte bir sakınca yok” algısını pekiştirir.
Kural İhlallerinin Normalleşmesi
Başlangıçta küçük ve iyi niyetli gibi görünen sapmalar zamanla sistematik hale gelebilir. Bir kuralın esnetilmesi, diğer kuralların da ihlal edilebileceği algısını yaratabilir. Örneğin: İlk başta bir cihazın izinsiz kullanımı kabul edilebilir görülür. Daha sonra, bu durum veri güvenliği gibi daha ciddi politikaların ihlaline yol açabilir.
Disiplin Zayıflaması
Şirketin politikalarının disiplinli bir şekilde uygulanmaması, çalışanlar arasında eşitlik ve adalet algısını zedeleyebilir. Bu durum, çalışanların şirket kurallarını ciddiye almasını zorlaştırır.
Kurumsal Risklerin Artışı
Politika sapması, yalnızca bireysel bir davranış olmaktan çıkar ve kurumsal bir zafiyet haline gelir. Bu durum, özellikle dış denetimlerde veya yasal uyumluluk süreçlerinde büyük sorunlara yol açabilir.
Örnek Senaryo
Bir çalışan, dışarıdan izinsiz bir cihaz getirip sistemi hızlandırmak için kullanmaya başlar. İlk etapta bu durum küçük bir olay gibi görünür ve sonuçları fark edilmez. Ancak bu durum diğer çalışanlara örnek olur. Zamanla başka çalışanlar da şirketin onay süreçlerini atlayarak cihaz, yazılım veya erişim çözümleri kullanmaya başlar. Bu, Bilgi İşlem Departmanı’nın kontrolünü kaybetmesine, sistemin güvensizleşmesine ve şirketin veri güvenliği ihlallerine açık hale gelmesine yol açar.
Bir çalışan, yedekleme prosedürlerini uygulamadan verileri farklı bir bulut platformuna yükler ve zamanla bu bir norm haline gelir.
Hiçbir Kişiye veya Sisteme Neden Güvenilmemeli – Zero Trust Policy Nedir?
Sıfır Güven Politikası (Zero Trust Policy), organizasyonların güvenlik yaklaşımlarında “asla varsayılan olarak güvenme, her zaman doğrula” prensibini benimser. Bu strateji, tüm kullanıcıların, cihazların ve uygulamaların sürekli doğrulanmasını gerektirir ve veri güvenliğini sağlamak için en düşük erişim ayrıcalığını kullanmayı hedefler.
Bir çalışan, iş süreçlerini hızlandırmak ya da prosedürleri kolaylaştırmak adına bu politikadan sapma eğiliminde olabilir. Örneğin, acil bir durumda, bir cihazın veya kullanıcının yetkilendirme sürecini atlayarak erişim sağlamaya çalışabilir. Bu tür bir davranış, işlerin hızlıca tamamlanmasını sağlamak için yapıldığında, iyi niyetli bir hareket olarak algılanabilir.
Oluşturacağı Riskler
Erişim Yetkisi Sorunları
Politikanın atlanması, yetkisiz erişimlere kapı aralayabilir. Bir cihazın veya kullanıcının doğrulanmadan sisteme erişimi, şirketin hassas verilerini riske atabilir.
Zincirleme Güvenlik Açıkları
Tek bir ihlal, diğer sistemlere yayılabilecek güvenlik açıklarına yol açabilir. Örneğin, bir cihazın doğrulanmadan bağlanması, kötü amaçlı yazılımların sistem geneline yayılmasına sebep olabilir.
Güvenlik Standartlarının Zayıflaması
Çalışanlar, sıfır güven politikasından sapmayı bir alışkanlık haline getirdiğinde, şirketin genel güvenlik anlayışı zayıflar. Bu, çalışanların “Bu durumda prosedürleri atlayabilirim” şeklinde düşünmesine neden olabilir.
Uyumluluk Sorunları
Sıfır güven politikası, genellikle yasal düzenlemelere ve endüstri standartlarına uyum sağlamak için uygulanır. Bu politikadan sapılması, yasal sorunlara ve cezai yaptırımlara yol açabilir.
Bilgi İşlem Yükünün Artması
Politikanın ihlali,Bilgi İşlem ekiplerinin sisteme giren tüm anormal hareketleri izlemek ve çözmek için ekstra çaba harcamasına neden olabilir. Bu durum, hem iş gücü kaybına hem de operasyonel karmaşaya yol açabilir.
Örnek Senaryo
Bir çalışan, işini hızlı bir şekilde tamamlamak için, Bilgi İşlem ekiplerinin haberi olmadan dışarıdan bir cihaz bağlar ve bu cihazın doğrulanma sürecini atlar. Bu cihazın, güvenlik açıkları içeren bir yazılıma sahip olduğunu fark etmez. Bu durum, kötü amaçlı yazılımın sisteme yayılmasına ve tüm ağın tehlikeye girmesine neden olabilir.
Bir çalışan, evden çalışırken, şirket onayı olmayan bir dizüstü bilgisayardan sisteme erişim sağlamak için VPN bağlantısı kurar. Ancak bu cihaz, zararlı yazılımlara karşı korumasızdır. Sonuç olarak, cihazdaki kötü amaçlı yazılım sisteme sızar, ağ genelinde veri ihlallerine yol açar ve şirketin kritik verilerini tehlikeye atar.
Gölge Bilgi İşlem Neden Kurulmamalı – Shadow IT Nedir?
Gölge Bilgi İşlem (Shadow IT), şirketin Bilgi İşlem Birimi’nin onayı olmadan çalışanlar tarafından kullanılan cihazlar, yazılımlar veya sistemlerdir. Çoğu zaman çalışanlar, işlerini kolaylaştırmak veya hızlandırmak amacıyla bu tür yöntemlere başvurur. Ancak, bu durum şirket politikalarını ihlal edebilir ve ciddi güvenlik, uyumluluk ve verimlilik sorunlarına yol açabilir.
Çalışanlar, mevcut Bilgi İşlem süreçlerinin yavaş, karmaşık ya da ihtiyaçlarını karşılamadığını düşündüklerinde kendi çözümlerini geliştirmek isteyebilirler. Örneğin:
- Kişisel cihazını kullanarak bir dosyayı daha hızlı hazırlamak
- Resmi prosedürleri beklemeden ücretsiz bir bulut depolama hizmeti kullanmak
- Şirketin onaylamadığı bir yazılım yükleyerek ekibiyle daha iyi iş birliği yapmayı hedeflemek
Bu davranışların temel amacı, iş verimliliğini artırmak veya projeleri hızlı bir şekilde tamamlamaktır.
Oluşturacağı Riskler
Güvenlik Açıkları
Bilgi İşlem Birimi’nin kontrolü dışında kullanılan cihazlar veya yazılımlar, siber saldırılara veya kötü amaçlı yazılımlara karşı açık olabilir. Bu durum, şirketin ağına zarar verebilir veya hassas bilgilerin çalınmasına neden olabilir.
Veri Kaybı ve Sızıntısı
Onaylanmamış sistemlerde saklanan veya paylaşılan veriler, şirketin veri politikalarına uymaz ve veri ihlali riski oluşturur. Örneğin, kişisel bir bulut hesabına yüklenen bir dosya, yetkisiz kişiler tarafından erişilebilir hale gelebilir.
Uyumluluk Problemleri
Shadow IT kullanımı, şirketin yasal düzenlemelere (örneğin, GDPR, KVKK) ve sektör standartlarına uyumunu zorlaştırabilir. Bu da denetimlerde cezai yaptırımlara yol açabilir.
Bilgi İşlem Yönetiminde Şeffaflık Kaybı
Bilgi İşlem Birimi’nin bilgi sahibi olmadığı sistemlerin kullanılması, genel ağ altyapısının yönetimini ve denetimini zorlaştırır. Bu durum, sorunların çözümünü geciktirir ve kontrol kaybına neden olur.
Örnek Senaryo
Bir çalışan, acil bir toplantı sırasında büyük boyutlu bir dosyayı paylaşmak için şirketin resmi dosya paylaşım sistemini beklemek yerine, kişisel bir bulut depolama hizmetine yükler ve ekibine buradan erişim sağlar. Ancak bu bulut hizmetinin güvenlik standartları zayıf olduğu için, dosya dışarıdan biri tarafından ele geçirilir. Bu durum, hem veri sızıntısına hem de şirketin güvenilirliğinin zedelenmesine yol açar.
Bir satış temsilcisi, müşteriye sunum yapmak için şirketin ağır çalışan dosya paylaşım sistemini kullanmak yerine, ücretsiz bir bulut depolama hizmetine dosyayı yükler ve müşteriye bu hizmet üzerinden erişim sağlar. Ancak bulut hizmeti güvenlik standartlarına uygun değildir ve dosyaya yetkisiz kişiler tarafından erişilir. Bu durum, şirketin müşteri bilgilerini riske atar ve itibar kaybına yol açar.
Kurum Kültürümüzün Ana Yasası
Ones Technology’nin kurum kültüründe yürütme, denetim ve sorumluluk paylaşımı, yenilikçiliği ve süreç verimliliğini teşvik etmekle birlikte, güvenlik, uyumluluk ve düzenin korunmasını esas alır. Çalışanların iş süreçlerini hızlandırmak veya karşılaştıkları sorunları çözmek amacıyla kuralları esnetme eğiliminde olmalarının önüne geçilecek güvenli mekanizmalar bulunur. Bu mekanizmalar doğru iletişim ve şeffaf bir yaklaşımı temel alır.
Karşılaşılan her sorun, konu ile ilgili birimlerle, yönetici ve ekip arkadaşlarıyla paylaşılarak, iş süreçlerinin aksayan yönleri kademeli olarak iyileştirmeye tabi tutulur. Kısa vadede bir çözüm yöntemi olarak görünen keyfi uygulamalar yerine, paydaşlar arasında değerlendirilen, üzerine düşünülmüş ve tüm riskleri minimize edebilmek adına aşamalı olarak hayata geçirilmesi planlanmış yeni iş süreçleri, kurum kültürüne kazandırılır. Ones Technology, bir AR-GE merkezi olarak yürüttüğü çalışmaların tümünde, özgür düşünmeye, inisiyatif almaya ve düşünce beyanına yönelik ödül ve teşvikler uygularken ortaya çıkan her fikri, kurum kültürünün iç mekanizmalarında değerlendirerek hayata geçirmektedir. Böylece uzun vadede şirket kültürüne ve düzenine zarar verebilecek adımların önüne geçilmiş olur.
Ones Technology, esnekliği yenilikçilikle birleştirirken, çalışanlarına açık bir şekilde şirket prosedürlerinin önemini ve bu prosedürlere bağlı kalmanın gerekliliğini vurgulamaktadır. Kurum kültürünün temelinde güvenlik, uyumluluk ve düzen ön planda tutulurken, çalışanlar belirlenen sınırlar içinde hareket ederek şirketin hedeflerine ulaşmak için sorumluluklarını yerine getirirler. Şirketin uzun vadeli başarısını ve sürdürülebilirliğini desteklemek ve aynı zamanda pürüzlerden arındırılmış sorumlu bir çalışma ortamının oluşmasına zemin hazırlamak, bu tür yaklaşımlarla mümkündür.
